TIETOSUOJASELOSTE ASIAKKAILLE (Yhteispalvelupiste Enter) 1.6.2018

www.prizz.fi/tietosuojaselosteet > Yrityksen perustamisneuvonta
Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Prizztech Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja yrityksen perustamisneuvontapalvelujen yhteydessä. Seloste koskee Uusyrityskeskus Enter Satakunta palveluita: yrittäjyysinfot, yritysneuvonta sekä starttiraha- ja veroneuvonta. Lue tämä seloste huolellisesti ennen palvelun käyttämistä.

1. REKISTERINPITÄJÄ
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Prizztech Oy, joka myös vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Prizztech Oy Y-tunnus: 0773693-4
Gallen-Kallelankatu 8 28100 Pori
Sähköposti: prizztech@prizz.fi
Puh. vaihde (02) 620 5300

Tietosuojasta vastaava henkilö:
Katja Ojakoski, tietosuoja.prizz@prizz.fi

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun asioit kanssamme tai käytät palveluitamme, tilaat uutiskirjeemme tai otat meihin yhteyttä pyytääksesi tietoja;
• syntyvät palvelua käytettäessä tai verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun ilmoittaudut Minustako yrittäjä -infoon tai varaat ajan yritysneuvontaan.
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteristä ja Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ.fi).

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluamme sinulle. Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi, yrityshankkeen tyyppi, yritysidea, puhelinnumero(t), osoite, kotikunta, sähköpostiosoite, kansalaisuus, sukupuoli, syntymäaika, koulutus, ammatti, työtilanne, erityisasema työmarkkinoilla ja yrityshankkeen tiedot.
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelua koskevat tiedot, markkinointiluvat ja -kiellot, sekä mahdollisesti myös maksu- ja laskutustiedot;
• asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• palvelumme käytön yhteydessä syntyneet henkilötiedot tai verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset); ja
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella (esimerkiksi Asiakastietolomake).

2.1 Käytössä olevat järjestelmät ja henkilötietojen keräystavat:

Minustako yrittäjä -infoihin ilmoittautuminen www.prizz.fi/yrittajainfot
Nettilomakkeella kerättäviä tietoja (nimi ja sähköpostiosoite) käytetään tapahtuman organisoimiseen ja ko. tapahtumasta viestimiseen (mm. muistutusviesti). Tiedot näkee tapahtuman organisoinnista vastaavat henkilöt. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä niitä käytetä markkinointiin. Tiedot hävitetään tapahtuman jälkeen. Prizztech Oy:n wwwsivujen teknisestä tietosuojasta vastaa Hypermedia Oy (www.hypermedia.fi).

Sähköinen ajanvaraus netissä (Fonecta) www.prizz.fi/ajanvaraus
Nettilomakkeella kerättäviä tietoja (nimi, sähköposti, puhelinnumero ja lisätiedot) käytetään neuvonta-ajan varaamiseen ja asiakaspalvelun hoitamiseksi. Tiedot näkee Yhteispalvelupiste Enterin neuvontahenkilöstö. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä käytetä markkinointiin. Ajanvarausjärjestelmän teknisestä tietosuojasta vastaa Fonecta (https://www.fonecta.fi/info/hyodyllista-tietoa/tietosuoja)

Outlook-kalenteri
Fonecta-ajanvarausjärjestelmän kautta annetut tiedot siirtyvät sähköisesti neuvontahenkilöstön Outlook-kalentereihin. Tiedot näkee Prizztech Oy:n henkilökunta.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä käytetä markkinointiin. Outlook-palvelun teknisestä tietosuojasta vastaa Porin kaupungin tietohallinto (www.pori.fi).

Asiakastietolomake
Paperisella asiakastietolomakkeella kerätään asiakkailta henkilö- ja yritysideatietoja neuvontapalvelun hoitamista varten, ja lisäksi muita taustatietoja valtakunnallista, alue- ja kuntakohtaista tilastointia sekä raportointia varten. Samalla pyydetään asiakkaan suostumus tietojen tallentamista varten (allekirjoitus). Paperilomakkeella annetut tiedot tallennetaan YPRek-asiakashallintajärjestelmään. Paperilomakkeet säilytetään lukollisessa kaapissa. Ks. lisätiedot alla (YPRek) sekä www.prizz.fi/tietosuojaselosteet > Yrityksen perustamisneuvonta> Tietosuojaseloste, YPRek. 

YPRek – Asiakashallintajärjestelmä (pääsääntöisesti Yhteispalvelupiste Enterin käytössä)
Asiakkaista kerätään henkilö- ja yritysideatietoja neuvontapalvelun hoitamista varten, ja muita taustatietoja valtakunnallista, alueellista ja kuntakohtaista tilastointia/raportointia varten. Lisäksi kirjataan tapaamisten ja yhteydenottojen keskeinen sisältö, ja muut tapahtumat asiakkuuteen liittyen, esimerkiksi yritystoiminnan aloittaminen tai lopettaminen. Lisätietoja kohdassa 3. ”Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste”. YPRekistä on laadittu oma 
tietosuojaseloste. Löydät sen netistä www.prizz.fi/tietosuojaselosteet > Tietosuojaseloste, YPRek. Järjestelmän teknisestä tietosuojasta vastaa Hakosalo Software Oy.

Yrinet3 – Asiakashallintajärjestelmä (koko Prizztechin käytössä)
YPRek-järjestelmästä siirtyy automaattisesti tiedot kaikista uusista yrityksistä ja niiden yhteyshenkilöistä Yrinet3-järjestelmään (yrityksen nimi ja perustiedot, jotka on saatu Kaupparekisteristä ja YTJ.fi:stä sekä yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero). Lisätietoja kohdassa 3. ”Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste”. Yrinetistä on laadittu oma tietosuojaseloste. Löydät sen netistä www.prizz.fi/tietosuojaselosteet > Tietosuojaseloste, Yrinet. Järjestelmän teknisestä tietosuojasta vastaa Hakosalo Software Oy.

Starttiraha- ja veroneuvonta
Prizztech Oy:n Yhteispalvelupiste Enterissä työskentelevät Lounais-Suomen verotoimiston veroneuvoja ja Satakunnan TE-toimiston starttirahaneuvoja noudattavat henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä ensisijaisesti omien organisaatioidensa tietosuojakäytäntöjä.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämispalvelujen tarjoamista varten. Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta 
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme sinulle tai edustamallesi yritykselle palvelua. Voidaksemme tehdä niin, ylläpidämme ja hoidamme asiakassuhdetta sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän välillä. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän väliseen sopimukseen.

2. Markkinointi 
Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme palvelun uusista ominaisuuksista tai markkinoidaksemme ja tarjotaksemme sinulle muita yritys- tai kehittämispalveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja asiakastyytyväisyyskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (ks. selosteen kohta 8).

3. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja raportointi 
Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme palvelun ja verkkosivun tietoturvasta, palvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi. Voimme myös koostaa koontiraportteja ja tilastoja johdon käyttöön liiketoimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun varmistaa palvelumme ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palvelun kehittämiseen ja liiketoimintamme johtamiseen.

4. Lakien noudattaminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

5. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut 
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille: 

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
• mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä; 
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi; ja
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee. 

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE
Emme siirrä asiakkaiden henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

6. EVÄSTEET
Käytämme myös evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.prizz.fi. 
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön 
rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen. Voit lukea lisää evästeistä täältä: www.prizz.fi/tietosuojaselosteet. 

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. 
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

8. SINUN OIKEUTESI 
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.
Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen tietosuoja.prizz@prizz.fi.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi.

9. TIETOTURVA
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

10. SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Meillä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.prizz.fi/tietosuojaselosteet, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.

11. OTA YHTEYTTÄ
Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja.prizz@prizz.fi.